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Office Manager
hace 3 semanas
**About Qualifyze**
Founded in September 2017, Qualifyze is the fastest growing 3rd party audit provider in the world. Our success builds on a one-of-a-kind digital audit platform that connects the most important stakeholders of the pharmaceutical industry: manufacturers, suppliers, and auditors. With Qualifyze, customers can solve their audit demand 100% digitally and benefit from instant pricing and high-quality audit reports. The goal is to grow into the most used audit marketplace in the world, while making supply chains more transparent and efficient. Therefore, we are constantly
looking for people to join our dynamic and multicultural team of well-educated and motivated professionals. If you want to be part of our success story, we would love to hear from you
Our team in Barcelona is looking for an **Office Manager (Part-time, 20h) **for our new office in a historical modernist-style building. This new position aims to help the whole team adapt to the new environment and will organise and coordinate administration duties and office procedures. Your role is to create and maintain a pleasant work environment, ensuring high levels of organisational effectiveness, communication, and safety. This position is hybrid with 4 days in the office and one day work from home for 20 hours a week.
**Responsibili**ties**:
- Act as the main contact for maintenance, mailing, supplies, equipment, bills, errands, and shopping
- Manage the desk booking system, guest registration, meeting room availability, bookings and adherence to co-working space guidelines
- Schedule meetings and appointments, organize office layout, and procure stationery and equipment
- Maintain office conditions, arrange necessary repairs, and enforce workplace policies and procedures
- Assist in onboarding and offboarding processes, including scheduling, transportation, accommodation, welcome packs, and training on office guidelines.
- Organise office operations and procedures, ensure timely invoicing and payments, and manage the office budget
- Support in Employee Engagement activities, such as parties, celebrations and conferences with logistics, organisation and purchasing efforts
- You partner with the co-working space management and security team, as well as with our People & Culture team and address employees queries regarding office management matters.
- Positive and helpful attitude, prioritizing employee satisfaction
- Creative thinker with strong organizational and planning skills for a dynamic environment
- Proven experience as an Office Manager, Front Office Manager or Administrative Assistant
- Knowledge of Office Administrator responsibilities, systems and procedures
- Proficiency in English and Spanish
- Familiarity with Google Suite and willingness to learn new tools
- Excellent time management skills and ability to multitask and prioritise work
- Attention to detail and problem solving skills
- Excellent written and verbal communication skills
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Office Manager
hace 3 semanas
Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completoOffice Manager se encargará de: Entre otras tareas administrativas, - Gestión de visitas y salas de reuniones. - Cuadrar agendas para control de salas de reuniones. - Gestión de mensajería y correspondencia. - Gestión de contacto con proveedores. - Gestión de compras para la oficina. - Gestión de documentación y emitir las facturas. - Elaboración de...
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Office Manager
hace 2 semanas
Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completoEl/la **Office Manager** se encargará de: - Atención al cliente (presencial y telefónica). - Archivo y gestión de documentación (licitaciones, concursos, ventas, entregas...) - Apoyo en RRHH (publicar anuncios, ofertas..) - Asistencia a los gerentes (agendas, viajes, informes) - Resolver incidencias que pueda haber en la oficina. - Parte técnica...
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Office Manager
hace 3 días
Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completoEl/la **Office Manager** se encargará de: - Gestión de los recursos de la oficina. - Control de la facturación y de los pagos de nominas. - Preparación y gestión de remesas bancarias. - Gestión de proveedores externos. - Atención telefónica de clientes. - Control y gestión global de la oficina. - Apoyo administrativo al departamento de RH y...
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Office Manager
hace 1 semana
Barcelona, Barcelona, España Approach People Recruitment A tiempo completoAlways looking for talented people to join great companies Head of Spain, Italy & Portugal / Recruitment Manager Office ManagerReceiving, sorting and distributing incoming mailDHL orders and tracking costsOrdering supplies for officeRegistration and description of invoices in the system (Tasker)Office orders, contact with LandlordsArchiving records of...
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Office Manager
hace 2 semanas
Barcelona, España Adecco A tiempo completoAdecco selecciona para importante grupo inmobiliario especializado en la promoción de edificios corporativos en régimen patrimonial un/a office manager. La empresa está ubicada en Barcelona (zona Sarrià-Sant Gervasi). ¿Tienes experiência como office manager? ¿Tienes nível C de catalán? ¡Esta es tu oportunidad! Funciones principales: -...
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Office Manager
hace 2 semanas
Barcelona, España Walters People A tiempo completoDesde Walters People nos encontramos en la búsqueda de un perfil de Office Manager con inglés alto para Family Office ubicado en el centro de Barcelona. **Requisitos**: - Experiência previa como Office Assistant de 3 años - Dominio del Paquete Office - Experiência realizando tareas administrativas como: gestión de la oficina a nível de proveedores,...
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Office Manager
hace 1 semana
Barcelona, Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completoOffice Manager se encargará de:Entre otras tareas administrativas, Gestión de visitas y salas de reuniones. Cuadrar agendas para control de salas de reuniones. Gestión de mensajería y correspondencia. Gestión de contacto con proveedores. Gestión de compras para la oficina. Gestión de documentación y emitir las facturas. Elaboración de...
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hace 1 semana
Barcelona, Barcelona, España Better Consultants A tiempo completoWe are hiring a remarkable Office Manager to join our all-star team at Better Consultants in Barcelona.Growing your career as a Full Time Office Manager is an incredible opportunity to develop relevant skills.If you are strong in planning, project management and have the right drive for the job, then apply for the position of Office Manager at Better...
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Office Manager
hace 1 semana
Barcelona, Barcelona, España Walters People A tiempo completoDesde Walters People nos encontramos en la búsqueda de un perfil de Office Manager con inglés alto para Family Office ubicado en el centro de Barcelona.Requisitos: Experiência previa como Office Assistant de 3 años Dominio del Paquete Office Experiência realizando tareas administrativas como: gestión de la oficina a nível de proveedores, recepción de...
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Office Manager
hace 1 semana
Barcelona, Barcelona, España Approach People Recruitment A tiempo completoAlways looking for talented people to join great companies Head of Spain, Italy & Portugal / Recruitment ManagerOffice ManagerReceiving, sorting and distributing incoming mailDHL orders and tracking costsOrdering supplies for officeRegistration and description of invoices in the system (Tasker)Office orders, contact with LandlordsArchiving records of leasing...
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Office Manager
hace 2 semanas
Barcelona, España Tobar Talent Solutions A tiempo completoNuestro cliente empresa sector turismo, esta buscando para sus oficinas en Barcelona un Office Manager. Como OFFICE MANAGER, serás el pilar fundamental en la gestión y coordinación de las actividades administrativas y operativas de las oficinas. Tu capacidad para mantener un entorno de trabajo eficiente y organizado será clave para el éxito del...
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hace 1 semana
Barcelona, Barcelona, España Haier Europe A tiempo completoJob Posting TitleOffice Manager & Executive AssistantThe challengeOffice Manager and Country Manager assistantBuscamos un Office Manager & Executive Assistant para nuestras oficinas centrales de Barcelona, cercanas a la Fira de Hospitalet, para responsabilizarse de la organización y coordinación eficiente de la oficina, así como asistir al Country Manager...
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Office Manager
hace 1 semana
Barcelona, Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completoEl/la Office Manager se encargará de:Atención al cliente (presencial y telefónica). Archivo y gestión de documentación (licitaciones, concursos, ventas, entregas...) Apoyo en RRHH (publicar anuncios, ofertas.) Asistencia a los gerentes (agendas, viajes, informes) Resolver incidencias que pueda haber en la oficina. Parte técnica (conocimientos del...
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Office Manager
hace 1 semana
Barcelona, Barcelona, España Approach People Recruitment A tiempo completoAlways looking for talented people to join great companies Head of Spain, Italy & Portugal / Recruitment ManagerOffice ManagerReceiving, sorting and distributing incoming mailDHL orders and tracking costsOrdering supplies for officeRegistration and description of invoices in the system (Tasker)Office orders, contact with LandlordsArchiving records of leasing...
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Office Manager
hace 1 semana
Barcelona, Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completoCompra de material de oficina (control de stock)Velar porque la oficina funcione bien (servicios mantener la interlocución con los proveedores)Redacción de documentosInterlocución con la asesoría con la que externalizan los contratos de trabajo y nominas para el traslado de información (vacaciones de empleados, bajas, etc.)Entre otras tareas...
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Office Manager
hace 1 semana
Barcelona, Barcelona, España Wind Catchers A tiempo completoCompany DescriptionWe are a sailing club based in Barcelona ready to open our doors to the public this June We are a small and very friendly team. Role DescriptionThis is a full-time on-site role for an Office Manager at Wind Catchers in Barcelona. The Office Manager will handle day-to-day tasks related to office administration, including communication,...
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Office Manager
hace 1 semana
Barcelona, Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completoEl/la Office Manager se encargará de:Gestión de los recursos de la oficina. Control de la facturación y de los pagos de nominas. Preparación y gestión de remesas bancarias. Gestión de proveedores externos. Atención telefónica de clientes. Control y gestión global de la oficina. Apoyo administrativo al departamento de RH y contabilidad. Gestión de...
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Office Manager
hace 1 semana
Barcelona, Barcelona, España Wind Catchers A tiempo completoCompany DescriptionWe are a sailing club based in Barcelona ready to open our doors to the public this June We are a small and very friendly team.Role DescriptionThis is a full-time on-site role for an Office Manager at Wind Catchers in Barcelona. The Office Manager will handle day-to-day tasks related to office administration, including communication,...
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Office Manager
hace 1 semana
Barcelona, Barcelona, España Wind Catchers A tiempo completoCompany Description We are a sailing club based in Barcelona ready to open our doors to the public this June We are a small and very friendly team. Role Description This is a full-time on-site role for an Office Manager at Wind Catchers in Barcelona. The Office Manager will handle day-to-day tasks related to office administration, including communication,...
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Office Manager
hace 2 semanas
Barcelona, España Tobar Consulting A tiempo completoHace más de veinte años que nos dedicamos a hacer selección, a encontrar lo que cada compañía necesita en ese momento, a conectar con personas que buscan esa misma oportunidad. Nos encanta encontrar el punto de conexión entre personas y empresas. Actualmente trabajamos gestionando cuentas de clientes nacionales e internacionales para el reclutamiento y...