Coordinador/A De Departamento De Obras E Instalaciones

COORDINADOR/A DE DEPARTAMENTO DE OBRAS E INSTALACIONES

Job ID: 178478

Posted: 30-Jul-2024

Service line: GWS Segment

Role type: Full-time

Areas of Interest: Facilities Management

Location(s): Madrid - Madrid, Comunidad de - Spain

CBRE GWS España, Empresa perteneciente a la multinacional CBRE, dedicada al Facility management y mantenimiento en edificación, así como al diseño y ejecución de obras e instalaciones, busca candidato para su departamento de Proyectos en Madrid como ayudante para la coordinación general de obras e instalaciones.

El candidato dependerá directamente del director proyectos para Iberia y acompañará a éste en su día a día en tareas de dirección y gestión del departamento.

RESPONSABILIDADES Y ALCANCE DE LOS TRABAJOS A REALIZAR:
Tareas relacionadas con la gestión general del departamento

Provisión de orientación, asesoramiento, entrenamiento y apoyo a todos los demás Coordinadores de Proyectos dentro del negocio, cuando sea necesario para ofrecer selección, capacitación, evaluación y reconocimiento/recompensa de las mejores prácticas.

Proporcionar una comunicación empresarial eficaz a través de asesoramiento, revisión y contribución directa en reuniones de gestión y de equipo, sesiones informativas, foros de consulta, correspondencia, publicidad, informes mensuales y ad hoc y otras publicaciones, según corresponda.

Proporcionar un entorno de aprendizaje y una planificación adecuada de la formación y el desarrollo. Asegurar que se cubran las necesidades de capacitación básica, que los empleados sean totalmente competentes para desempeñar sus funciones y puedan alcanzar su máximo potencial futuro.

Onboarding de nuevas incorporaciones, gestión de herramientas a facilitar, presentación del equipo y sus funciones, explicaciones del funcionamiento general de la compañía y acompañamiento durante los primeros días hasta la implantación definitiva en sus nuevos puestos bajo el control de sus managers.

Tareas relacionadas con la Gestión operativa de unidades de negocio

Coordinación de la comunicación con directores de negocio de mantenimiento y con sus responsables de proyectos. Asistencia a reuniones de coordinación de obras y oportunidades.

Participación en las propuestas de distribución de recursos entre diferentes unidades de negocio.

Seguimiento de la aplicación de metodología de proyectos en cada unidad de negocio.

Recopilación de información para redacción de reportes, así como análisis de la misma con el Director de proyectos y posterior con los responsables de cada unidad de negocio.

Control financiero del departamento de acuerdo a las herramientas establecidas en la compañía; análisis, propuestas y seguimiento de las mismas.

Control del proceso financiero mensual, aprobaciones, lanzamientos de pedidos, facturación, pagos, etc.

Tareas relacionadas con la Seguridad y salud en los proyectos a desarrollar

Comunicación y colaboración con el departamento de Seguridad y Salud para garantizar la provisión de condiciones de trabajo saludables y seguras así como que la política y el proceso de salud y seguridad tanto de los clientes como de la Compañía se implementen de manera efectiva en toda la Unidad de Negocio.

Seguimiento de realización de inspecciones, auditorias, observaciones y demás requerimientos internos de CBRE. Chequeo de informes, y análisis a realizar por el subdepartamento de H&S de proyectos de la compañía.

Tareas relacionadas con la gestión de la agenda del director de proyectos y procesos de ventas

Seguimiento y gestión de la agenda del director de proyectos de Iberia.

Asistir las diferentes oportunidades de ventas para cada unidad de Negocios. Apoyo al equipo de ventas durante todo el proceso y realización de control y seguimiento de oportunidades, contactos y estimaciones financieras.

Recopilación de dosieres y documentación comercial. Participación en eventos y publicaciones en redes sociales de noticias vinculadas con el departamento. Coordinación de la supervisión necesaria con los diferentes responsables.

Coordinación y apoyo en la relación del Director de proyectos con clientes, viajes, eventos, etc.

Soporte administrativo general al director de proyectos.

Tareas relacionadas con el cumplimiento jurídico-administrativos de realización de proyectos

Conocimiento de los criterios de la compañía a nivel legal en proyectos y aseguramiento del cumplimiento en los proyectos a desarrollar.

Comunicación con departamento legal y seguimiento de procesos en los que se requiera asesoramiento jurídico.

Seguimiento de estado de seguros para el departamento y sus proyectos así como comunicación con corredurías.

Reporte continuo del estado de cumplimiento al director del departamento.

Tareas relacionadas con la calidad:

Seguimiento de gestión de la información, almacenamiento y archivo de documentación de proyectos.

Seguimiento de aplicación de metodología de trabajo CBRE para proyectos. Análisis de aplicabilidad y reporte a Europa del grado de implantación.

Promoción y mantenimiento de los Valores fundamentales de la compañía.

Tareas relacionadas con recursos humanos:

Gestión de estructura de personal del departamento, actualización de organigramas y supervisión de su funcionamiento correcto.

Gestión del uso de herramientas internas para búsqueda y aprobación de nuevas posiciones.

Control de CVs y banco de perfiles entrevistados y disponibles.

Seguimiento de procesos de selección y reporte de los mismos.

Organización de eventos y reuniones del departamento.

Tareas relacionadas con el departamento de Compras:

Trabajar con nuestros subcontratistas y proveedores, así como con los responsables de proyectos para garantizar el mejor precio para todas las oportunidades de ventas.

Colaboración con el equipo de compras para contar con los proveedores adecuados para cada proyecto concreto.

Seguimiento de los procesos establecidos de compras para proyectos y supervisión del reporte de los mismos.

Supervisión de realización de los correctos acuerdos contractuales con proveedores para cada proyecto.

Tareas relacionadas con el equipo de estudios y ofertas

RFPs: revisión y supervisión de documentación y proceso completo de los tenders.

Supervisión y seguimiento de propuestas, reporte de la situación de las mismas y asistencia a reuniones de coordinación.

Control de la carga de trabajo del equipo y coordinación de la misma para las diferentes unidades de negocio.

Coordinación de tomas de reuniones go/no go de ofertas así como apoyo en los diferentes niveles de los comités de decisión. Supervisión de reportes y actualización de plataformas y aprobaciones.

Control de la documentación de ofertas y estandarización de documentación en función de la tipología de proyectos.

CONOCIMIENTOS:

Formación universitaria: grado en ingeniería industrial, arquitectura. Se valorará máster habilitante o de especialidades en edificación o sus instalaciones.

Conocimientos técnicos en obras e instalaciones, redacción de proyectos, cálculos y normativas.

Conocimientos en planificación, gestión de obras y control de costes.

Gestión y planificación de recursos, tanto personal como temporal.

Conocimientos en aspectos jurídicos de obras, contratos, licencias, certificaciones, legalizaciones de proyectos, etc.

Autocad (se valorará conocimientos REVIT MEP), Presto, MsProject.

HABILIDADES CLAVE:

Fuertes habilidades de comunicación, tanto verbal como escrita.

Proporcionar una administración precisa de todos los trámites generados a nivel de oficina.

Altamente eficiente en el uso de Microsoft Outlook, Excel y Word.

Trabajar en un entorno de oficina ajetreado y apoyar a los equipos de oficina para garantizar el buen funcionamiento de las actividades diarias.

Encuentra y obtiene información y documentos rápidamente.

Fuertes habilidades numéricas.

Excelente atención al detalle.

Aprender rápidamente sobre nuevos sistemas internos.

REQUISITOS:

Experiencia mínima de 5 años contrastable en un puesto de trabajo con experiencia como coordinador de proyectos en empresa constructora o instaladora.

Disponibilidad para desplazamientos cortos por todo el territorio nacional.

Idiomas: Imprescindible Inglés fluido.

SE OFRECE:

Contrato estable en empresa multinacional en continuo desarrollo.

Horario flexible y teletrabajo.

Lugar de trabajo: oficinas en Madrid.

Salario según valía del candidato/a.

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